E-faturanın Avantajları Nelerdir? Neden E-faturaya Geçmelisiniz?
Son dönemde iyice adını duyduğumuz efatura kullanımı şu an için belirli işletmeler için zorunlu durumda. Ancak görünen o ki 1-2 yıl içerisinde tüm ticari faaliyette bulunan kişi ve şirketler efaturaya geçecek ve kağıt fatura dönemi kapanacak. Peki efatura nedir, avantajları nelerdir ve neden efaturaya geçmelisiniz sorularının cevabı bu yazımızda.
E-Fatura Nedir?
Kağıt fatura ile aynı yasal niteliğe sahip olan e-fatura çok kısa bir deyimle: faturaların internet ortamında gönderilip, alınması olarak açıklanabilir. Format ve standartı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen e-fatura Türkiye'de 5.Mart.2010 tarihinden itibaren kullanılmaktadır.
E-fatura - E-Arşiv Farkı Nedir?
E-fatura uygulamasına dahil bir kişi ya da tüzel kişiye fatura kestiğinizde bu süreç e-fatura olarak tanımlanır. Ancak e-fatura uygulamasına dahil olmayan kişi ya da tüzel kişilere kestiğiniz faturalar da e-arşiv olarak adlandırılır. Ticari faaliyeti olmayan şahıslar, yani perakende müşterilerine kestiğiniz faturalar da e-arşiv olarak adlandırılır.
Kimler Zorunlu Olarak E-fatura ve E-arşiv Kullanmalıdır?
Gelirler İdaresi Başkanlığı'nın bazı kriterleri sağlayan mükellefleri için e-fatura ve e-arşiv kullanmaları zorunlu kılınmıştır. Bu kriterleri güncel verileri ile birazdan paylaşacağız. Ancak bizim dikkat çekmek istediğimiz konu işletmeniz bu kriterlere uymasa dahi e-fatura ve e-arşiv uygulamasına bir an önce geçmenizin size maddi - manevi birçok olumlu yönünün olduğunu belirtmektir. Bunları da birazdan paylaşacağız.
E-faturaya Geçilmesi Gerekli Kriterler
2018 veya 2019 hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere, 1.7.2020 tarihi ile e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu getirildi. ÖTV (I) sayılı liste kapsamındaki mallar ile ilgili olarak EPDK dan lisans alan veya ÖTV III sayılı liste kapsamından ÖTV mükellefiyeti tesis ettirenlerin (bayilik lisansı olanlar dahil), lisans alımı veya ÖTV mükellefiyetinin tesis edildiği ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren (2019 yılında lisans alımı veya mükellefiyet tesisini gerçekleştiren mükellefler 1.1.2020 tarihinden itibaren) e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu öngörülmektedir. Gümrük Beyannameli mal ihracı faturaları ile yolcu beraberi eşya ihracı faturalarında 1/7/2017 tarihinden itibaren olduğu gibi, e-Fatura uygulamasında bulunan mükelleflerin bavul ticareti kapsamında hali hazırda kağıt ortamda düzenledikleri ÖZEL FATURA’ ların da 1.1.2020 tarihinden itibaren elektronik ortamda ve e-Fatura olarak düzenlenmesi zorunluluğu öngörülmektedir. GİB’in, yapacağı analiz çalışmalarıyla riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük mükelleflere ve Başkanlıkça belirlenen diğer mükellef gruplarına yazılı bildirimle en az 1 aylık süre vermek suretiyle e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilebilmesi öngörülmektedir.
E-arşive Geçilmesi Gerekli Kriterler
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcıların 1.1.2020 itibariyle e-Arşiv uygulamasına geçmesi zorunludur. Aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracılarının 1.1.2020 itibariyle e-Arşiv uygulamasına geçmesi zorunludur. 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 5 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere Gelir/Kurumlar Vergisi Beyannamelerinin verildiği tarihi izleyen hesap dönemi başından itibaren e-Arşiv Fatura uygulamasına de zorunlu olarak geçecekler. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına kayıtlı olmayan mükelleflerce aynı günde aynı kişi veya kurumlara düzenlenen faturaların vergiler dahil toplam tutarının 50.000 TL’yi aşması halinde söz konusu faturaların 1.1.2020 tarihinden itibaren ücretsiz olarak sunulan e-Arşiv İnternet Portali (GİB PORTAL) üzerinden e-Arşiv Fatura olarak düzenleme zorunluluğu getirilecek. 483 SN VUK Genel Tebliğinin 6 ncı maddesinde belirtilen ÖKC kullanımından muafiyeti şartlarını sağlayarak ÖKC kullanımından muaf olan ve e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olan mükelleflerin; vergiler dahil 500 TL yi aşmayan perakende mal ve hizmet satışlarında düzenlenecek e-Arşiv Faturalarında müşterinin adı bölümüne “Nihai Tüketici” açıklaması ile düzenlenmesi halinde perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihaz fişi yerine kullanılabilmesine imkan verilmesi öngörülmektedir. GİB’in nın, yapacağı analiz çalışmalarıyla riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük mükelleflere ve Başkanlıkça belirlenen diğer mükellef gruplarına yazılı bildirimle en az 1 aylık süre vermek suretiyle e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçme zorunluluğu getirilebilmesi öngörülmektedir.
Yukarıdaki kriterler haricinde de küçük işletme, esnaf ya da orta ölçekli işletmeler de 1-2 yıl içerisinde bu uygulamalara katılmak zorunda kalacak. Ancak daha önceden de söylediğimiz gibi e-fatura kullanmak şu an zorunda olmasanız bile size maddi - manevi yararlar sağlıyor. O yüzden bir an evvel siz de e-faturaya geçip, teknolojinin nimetlerinden yararlanabilirsiniz. Hem daha az kaynağınız tükenirken, hem de personel, zaman ve yer gibi unsurlardan tasarruf sağlayabilirsiniz.
Hemen E-faturaya Geçmeniz İçin Gerekli Nedenler?
Fatura Maliyetleriniz Azalır
Kağıt fatura için harcadığınız baskı masrafları ortadan kalkar. E-fatura için ihtiyacınız olan ve oldukça düşük maliyetli olan GİB tarrafından sağlanan fatura kontörleridir. Ayrıca faturanızı e-posta ile alıcıya iletmeniz resmi bir işlem olduğundan faturalarınızı kargolamak gibi masraflarınız olmaz. Ayrıca kağıt faturayı kargoya hazırlamak, dosyalamak ve saklamak gibi işlemlerden de kendinize zaman kazandırırsınız.
Faturalarınıza Hızlı Erişim
Faturalarınız dijital ortamlarda saklandığından tek bir tıklama ile istediğiniz faturanıza ulaşabilirsiniz. Aynı şekilde müşterileriniz de tek bir tıklama ile kendilerine ait faturalara 7/24 ulaşabilirler. Düşünsenize kağıt olarak kestiğiniz 2014 yılına ait bir faturayı o eskiden özenle hazırladığınız, yıllara ve aylara böldüğünüz raftaki dosyalarınızda bulmak için ne kadar zaman harcarsınız? Efatura ile tarih, firma yada fatura numarası vb. girerek saniyeler içinde faturanızı bulabilirsiniz.
Faturalarınızı Çok Daha Hızlı Hazırlarsınız
Dijital ortamda çok hızlı bir şekilde faturanızı hazırlarsınız. Hatta bir eticaret uygulaması ya da yazılım üzerinde bir entegrasyonunuz varsa efaturanız saniyeler içinde otomatik olarak oluşur. Zaman en değerli kavram, efatura size zamandan çok şey kazandırır. Siz sadece işinize odaklanırsınız. Kağıt fatura kesme süreçlerini biz unutmaya başladık ama aklımıza geldikçe de "vay be" demeden edemiyoruz. Tam fatura keserken yazıcı takılır ya da bozulur, mürekkep biter ya da 3 fatura keserken 1'inde olan kağıt yazıcıya sıkışır... Evet bunları yaşadık, bunlar için zaman, emek ve para harcadık... Ama şimdi efatura ile bu süreçleri unutmaya başladık.
Faturamız Gelmedi Şikayetleri
Siz faturayı düzenlediniz posta ya da kargoya verdiniz ama müşterinize ulaşmadı. Telefon çalar ve faturamız nerede diye şikayetler başlar. Sanki faturayı kesmemek için bir düzenbazmışız gibi bir hisle gelirdi bu aramalar... Oysa ki bir aksilik olduğu belli ama müşteriyi de sakinleştirmek için haydi bakalım ek nüsha bul, aslının aynıdır gibi imzala vb. ve tekrar müşteriye gönder... İşte böyle süreçler yaşadık kağıt fatura kullanırken. Oysaki şimdi herşey dijital, eposta üzerinden efaturayı karşı tarafa ulaştırabilirsiniz. Gitmedi mi? Başka bir eposta adresine tek tık ile tekrar iletebilirsiniz.
Aradığınız Fatura 1 Saniyede Önünüzde
Dijital olarak saklanan efaturalar siz istediğiniz an karşınızda. Hiç zaman harcamadan tarih, fatura numarası, firma adı vb. ile arama yaparak aradığınız faturaya hemen ulaşabilirsiniz.
E-fatura Kaybolmaz
Evet efaturalar dijital olarak saklanır ve yedeklenir. Hiçbir şekilde kaybolma riskleri yoktur. Süreç şeffaftır ve müşterileriniz istediği an da faturalarına ulaşabilirler.
Tahsilat Hızlanır
Fiziki fatura gönderim, ulaşım süreci, kaybolma gibi riskleri bulundurmayan efatura anlık olarak karşı tarafa ulaşır ve bu da tahsilatınızı daha hızlı yapmanızı sağlar.
Mütabakat Kolaylığı
Her bir fatura dijital ortamda kayıtlı olduğu için tek bir tık ile istediğiniz müşterileriniz için cari hesap hareketi çıkartabilir ve mütabakatı çok hızlı yapmanızı sağlayabilirsiniz.
Çevreye Bir Destek de Sizden Olsun
Kağıt kullanılmadığı için efaturalar çevre dostudur. Kağıt tüketimi olmadığı için çevreye destek sağlamış olunur. Siz de hemen efaturaya geçerek kendinize olduğu gibi çevreye de destekte bulunabilirsiniz.
E-faturaya Resmi Başvuru İçin Ne Yapmalıyım?
Öncelikli olarak bir emühür - mali mühür başvurusu yapmalısınız. Bunun için Kamu Sertifikasyon Merkezine ait resmi internet sitesini kullanmalısınız. Bu bölümde başvurunuzu yapıp online ödemenizi yaptıktan sonra mali mührünüz belirttiğiniz adrese 10 gün içerisinde iletilecek ve sonrasında GİB'in internet sitesinden efatura kullanıcısı olmak için gerekli formları doldurmanızdan sonra resmi olarak efaturaya geçmiş olacaksınız. Bu süreçte özel entegratör olarak seçim yaptığınız firmalar da size destek olacaklardır.
Eticaret siteleri için efatura entegrasyon önemini ve detaylarını sonraki yazılarımızda ele alacağız. Efatura ile ilgili başvuru, kullanım ve entegrasyon ile ilgili sorularınız varsa bize ulaşabilirsiniz: 0(312) 963 15 01